ENTREGAR LA FACTURA

Según la ley, todo autónomo o sociedad mercantil tiene la obligación de emitir facturas.

Seguramente ya sepas que existen múltiples tipos de factura, pero puede que no tengas claro cuándo utilizar una u otra o cuál es exactamente la diferencia. Vamos a repasar cuántos tipos de factura existen, cuáles son y cuándo utilizarlas.

1. Factura completa o factura simplificada.

En función de la cantidad de información que contiene, podemos diferenciar entre factura completa o factura simplificada.

La factura simplificada sustituye a lo que anteriormente eran los tickets y contiene una menor cantidad de datos. Es la que se utiliza habitualmente en el comercio al por menor y solo puede utilizarse en algunos casos.

Puedes consultar aquí lo que dice en detalle la Agencia Tributaria, pero los casos más habituales en los que se utiliza factura simplificada son:

Facturas con importe no mayor de 400€ con IVA incluido. En determinados supuestos, como en la venta al por menor, el importe puede llegar hasta los 3.000€ con IVA incluido. Facturas rectificativas o de abono.

La factura completa o factura ordinaria es, como su nombre indica, la que contiene una mayor cantidad de información. Es la que utilizaremos en los supuestos en los que no está permitido utilizar factura simplificada, por ejemplo:

Cuando el importe supere los 400€ con IVA (o los 3.000€ con IVA en los casos contemplados por la Agencia Tributaria). Cuando se trate de entregas intracomunitarias de bienes. En operaciones en las que se produzca la inversión del sujeto pasivo. En las ventas a distancia.

Te dejo un link para que consultes qué datos deben contener las facturas completas y las facturas simplificadas en el siguiente enlace de la página de la Agencia Tributaria.

2. Factura rectificativa.

Las facturas rectificativas o facturas de abono, permiten realizar modificaciones o ampliaciones sobre una factura original. También utilizaremos este tipo de factura en los casos en los que se produzca la devolución de mercancía o en los que queramos aplicar descuentos de forma posterior a la operación.

El plazo máximo para emitir una factura rectificativa es la de 4 años desde la emisión de la factura original, aunque deberás emitirla tan pronto detectes el motivo que te obliga a corregir lo indicado en la factura original.

Presta atención que las facturas rectificativas deben identificar cuál es la factura original que se modifica, cuál es la rectificación y por qué se ha dado. En el documento deberá también figurar que se trata de una factura rectificativa.

3. Factura recapitulativa.

La factura recapitulativa es aquella en la que se agrupan varias operaciones de venta o de compra realizadas en un mes natural con un mismo cliente o proveedor.

Con la factura recapitulativa evitamos alargar el proceso de facturación al reducir a una las facturas entregadas al cliente.

Este tipo de factura agrupada debe indicar en su descripción cuáles son las operaciones que se están agrupando y cuál es el importe total de todas ellas. Por lo demás, se incluirán los mismos datos que en una factura ordinaria, ya que la validez legal es la misma.

4. Factura electrónica.

La factura electrónica tiene la misma validez legal que una factura en papel, por tanto debe contener los mismos datos y cumplir los mismos requisitos. Lo único que diferencia la factura electrónica de la física es que se expide y recibe en formato digital.

Para poder emitir facturas electrónicas válidas es necesario firmarlas electrónicamente, lo que obliga a contar con un certificado electrónico.

La factura electrónica surge con el objetivo de simplificar los procesos de facturación, no obstante, por lo general, su uso es opcional. Solo tendrás obligación de utilizarla si eres proveedor de bienes o servicios dirigidos a la Administración Pública.

Para poder emitir una factura electrónica puedes, o bien, contratar a un intermediario que preste servicios de facturación electrónica, o bien utilizar un programa de facturación que permita expedirlas. La segunda opción es la más cómoda y la más habitual.

Aquí puedes conocer en profundidad de que es una facturación electrónica y cómo se utiliza.

5. Factura proforma.

La factura proforma es un tanto especial, ya que se considera equivalente a un presupuesto y, como tal, no tiene validez fiscal ante la Agencia Tributaria. Es por eso que debes ser cuidadoso/a y no contabilizarla entre tus facturas, ya que solo tiene carácter informativo.

¿En qué se diferencia una factura proforma de un presupuesto?

Principalmente en que el presupuesto no tiene validez legal mientras que la factura proforma sí la tiene y puede ser utilizada como documento acreditativo de la actividad y relación comercial.

Se puede utilizar en diversos casos, lo más habitual es utilizarlo en comercio internacional, por ejemplo para declarar el valor de determinada mercancía si va a pasar por aduanas. Pero también podemos utilizarla si hemos acordado un servicio con un cliente, el cual ha aceptado el presupuesto, pero todavía no nos lo ha pagado. Normalmente las empresas solo emiten este tipo de factura si un cliente se lo solicita de forma explícita.

Una factura proforma contiene los mismos datos que una factura ordinaria, eso sí, es importante que indiques en alguna parte del documento que se trata de una factura proforma.

En Amaloka Rural Home la factura Proforma la utilizamos para como documento acreditativo de la actividad y relación comercial que desempeñamos tanto con nuestros clientes internacionales como nacionales.

6. Factura exenta del IVA.

Si eres autónomo o tienes una empresa, en más de una ocasión vas a tener que crear facturas que no llevan IVA. Hay de dos tipos: las facturas exentas de IVA y las facturas no sujetas a IVA. Es importante distinguirlos porque, aunque ninguna de las dos lleva IVA, legalmente no son lo mismo y deberás tenerlo en cuenta a la hora de hacer la contabilidad.

6.1 Diferencia entre una factura exenta de IVA y una factura no sujeta a IVA:

Lo primero que debemos tener claro es que a efectos fiscales no son lo mismo las facturas exentas de IVA, que las facturas no sujetas a IVA.

Una factura no sujeta a IVA significa que en este caso el IVA no es aplicable a la operación realizada. En cambio, una factura exenta de IVA es aquel tipo de operación o actividad que, aunque está sujeto a IVA, por ley estaría exenta.

En el caso de las facturas no sujetas a IVA, podríamos integrar por ejemplo las operaciones de compra venta de bienes de segunda mano entre dos particulares. Al no ser un profesional o empresario quien vende el bien, éste no llevaría IVA.

En el caso de las facturas exentas de IVA, debemos acudir a las exenciones que marca la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido. Por ejemplo, las colaboraciones periodísticas o los servicios profesionales de trabajos sujetos a derechos de autor, aun siendo servicios profesionales, estarían exentos de IVA por ley.

6.2 ¿Cómo hacer una factura exenta de IVA?

Normalmente las facturas en las que vendemos productos o servicios deben estar sujetas al IVA correspondiente. Para que Hacienda pueda saber que dicha operación trata sobre algún servicio que por ley está exento de IVA, debe quedar bien claro en la factura de qué tipo de actividad se trata.

Esto debemos dejarlo claro, por una parte en la descripción del servicio, y por otro, en el propio documento de la factura. Esto lo podemos hacer añadiendo una nota a nuestra factura que indique que, de acuerdo con la Ley del IVA, en el artículo correspondiente a esa operación, esta operación estaría exenta de IVA.

En el caso de que Hacienda te requiriese la factura, habría más posibilidades de que la AEAT te la acepte como válida si hemos sido claros y específicos en cuanto al tipo de operación que se ha realizado.

Suele resultar dificil cómo declarar esta factura, ya que aunque se trata de una factura legal que forma parte de tu facturación anual, Hacienda podría darse cuenta de que hay un desajuste entre tu base imponible y el IVA que has pagado.

Puede ser complicado para los autónomos que, por ejemplo, al estar dados de alta en diferentes actividades, algunas que están sujetas a IVA y otras que están exentas.

En estos casos, lo que hay que hacer es declarar nuestras actividades sujetas al IVA en el MODELO 303, dejando en cero las actividades que estén exentas. Por otro, en el resumen anual , es decir en el MODELO 390 debemos indicar la facturación total de las actividades exentas de IVA, declarando el total facturado durante todo el año.

Aquí te dejo mas información sobre facturas: